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111. Ahorro: La importancia de automatizar tareas para ahorrar (dinero y tiempo)

Aquí tienes el audio del capítulo 111 Ahorro: La importancia de automatizar tareas para ahorrar (dinero y tiempo). Puedes escucharlo en formato audio, o si lo prefieres puedes leerlo.

En productividad existe una regla sobre las tareas:

  1. Elimina las tareas no necesarias
  2. Automatiza lo que puedas automatizar
  3. Delega lo que puedas delegar
  4. Y ocúpate solo de las que realmente te aportan más.

Hoy te descubro como puedes ahorrar con la regla nº 2 Automatiza lo que puedas automatizar.

111. Ahorro: La importancia de automatizar tareas para ahorrar (dinero y tiempo)

Las reglas de la productividad

Ya te contado que soy un apasionado de la productividad, incluso en el cap. 99 te conté mis mejores tips sobre productividad.

La primera regla de la productividad es eliminar, evitar las tareas que no aportan valor y no son necesarias.

En algunos casos es porque ya no son necesarias. Hace tiempo tenían su valor pero con el paso del tiempo han dejado de tener sentido, en otros casos son tareas repetidas.  No se me ocurren ejemplos claros en la vida personal. Pero a nivel, profesional de empresa hay muchísimos ejemplos. Como determinadas tareas de control que ya no son necesarias porque se han implantado cambios en los sistemas que ya evitan ese error, o porque la estructura de la empresa es diferente y eso mismo ya lo está haciendo otra persona. Por poner algún ejemplo.

Pero no te vengo a hablar de estas circunstancias, sino de tareas que podemos automatizar. Que por medio de algún sistema podemos evitar tener que hacerlas nosotros de una forma total o parcial.

El coste de oportunidad; podías estar haciendo otras cosas

Antes de hablar en detalle de la automatización, te voy a explicar brevemente el concepto del coste de oportunidad.

Este concepto, coste de oportunidad se usa para cuando podemos estar haciendo otra cosa diferente y en todo lo que nos estamos perdiendo por no estar haciendo esto otro.

Se puede emplear a inversiones.  Es decir, cuando inviertes en un producto A, estas dejando de ganar todo lo que podrías ganar con el producto B, o con el producto C.

El concepto del coste de oportunidad es muy importante conocerlo y tenerlo en cuenta. Aunque no sepas lo que es exactamente, el algo bastante intuitivo.

A mi hijo mayor le cuesta un poco entender algunas veces que no puede estar en 2 lugares al mismo tiempo. No puede estar en el cumpleaños de un compañero de clase, en el entrenamiento de balonmano y tener tiempo a jugar con su hermano.

Pero ¿qué pasaría si puedes hacer 2 cosas o más, al mismo tiempo?  Exactamente eso es lo que en algunos casos permite la automatización de tareas.

¿Es peligroso automatizar tareas?

Si estas en contra de todo esto de que los robot nos van a quitar el trabajo.  Tal vez tengas razón, pero yo no lo creo. Porque siempre va haber más trabajo del que podamos realizar.

Nunca has dicho ¿si tuviese más tiempo haría xxxx? Pues eso mismo. Siempre existirán nichos nuevos, tareas nuevas cuando desaparecen las anteriores.

Si hablamos de empleo, el problema nunca va estar en el futuro de la sociedad. El problema lo podemos tener millones de trabajadores que nos podemos queden fuera del mercado y no puedan volver a entrar por la edad o por su falta de formación. Eso es lo debería preocuparte.

Que es automatizar tareas

Para mi automatizar tareas, es que un sistema (no humano) haga una tarea o parte de ella. El mayor inconveniente de la automatización de tareas es que necesitamos invertir un tiempo inicial para poner en marcha el sistema. Y habitualmente ciertas tareas de mantenimiento porque es posible que existan cambios en las variables de entrada o en los resultados que queremos obtener.

Para entendernos es como un ingreso pasivo. Para tener un ingreso pasivo necesitas invertir al principio tiempo o dinero o las 2 cosas. Y después ya tienes tu máquina de fabricar dinero, aunque esta máquina de fabricar dinero siempre va necesitar que la cuides, que la engrases para que siga funcionando.

Un ejemplo de lo más tonto. Tener un programador para la calefacción, que se encienda y se apague a una determinada hora, que unas determinadas horas la temperatura sea de 18 ºC y a otras 21ºC, por ejemplo.

Ventajas y beneficios de automatizar tareas. Ahorrar dinero, ahorrar tiempo o ahorrar las 2

Con la automatización conseguimos liberar un poco de nuestro tiempo. Pero no solo es tiempo, también es energía. Especialmente si hablamos de tareas más pesadas o tareas más aburridas.

Y en algunos casos es dinero. Dinero directo. Por automatizar ya estamos ahorrando, nos permite hacer algo de forma más barata. Y no estoy hablando del coste por hora o del coste de oportunidad. Estoy hablando de dinero real.

Tareas que tengo automatizadas

Pero vamos con algunos ejemplos relacionados con el dinero y las finanzas personales.

Ya te dije lo de programar la calefacción, que te permite tener que estar todos los días encendiendo y apagando, incluso si la programas de forma correcta te permite gastar menos. Otro ejemplo, puede ser tener un robot aspirador. Tipo Romba o similar, yo tengo uno de estos aparatos desde unos meses antes de casarme, no te evita tener que barrer o pasar la aspiradora de vez en cuando, depende de donde vivas tal vez 3 ó 4 veces al mes. Pero no todos los días.

Sobre finanzas:

El ahorro y las transferencias

Seguramente la tarea más importante que podemos automatizar es el ahorro. Simplemente ordenas una transferencia 1 vez al mes o cuando tú elijas entre tu cuenta de ingresos y gastos y tu cuenta de ahorro.

En algunos bancos, incluso es posible establecer otro tipo de transferencias automáticas. Cuando tu saldo llega a un determinado nivel, cuando recibes un ingreso, o cada vez que pagas algo el banco te redondea esa cantidad al alza y esa cantidad te la ingresa en otra cuenta (que pagas 12,56 € el banco saca de tu cuenta 13€, de los cuales 12,56€ van para el vendedor y el resto, los 0,44€ se ingresan en tu cuenta de ahorro).

Sin duda, si no hacen trampas, esta las la forma más fácil y sencilla de ahorrar.  Que cobras 1.000 € al mes, todos los meses a principio de mes traspasas 100 € (el 10%) a tu cuenta de ahorro. Y después ya te apañarás con los otros 900 €. Lo puedes gastar todo si quieres pero tu cuenta de ahorro va estar a salvo y cada mes va a tener más y más dinero.

La compra del super

Otra cosa que puedes automatizar es la compra del super. Yo llevo ya varios meses haciendo la compra en el super de forma on-line.

¿Cómo lo hago?

Tengo una lista ya guardada en mi cuenta del super, con todos los productos y las cantidades que compramos de forma habitual. Después voy sacando lo que no necesitamos, bien porque ya tenemos suficiente en la despensa o bien porque son productos más de temporada. Está claro que no comemos exactamente lo mismo en invierno y en verano.

Lo cierto es que sé que me sale un poco más caro hacerlo online, que ir yo al súper. Al menos si tengo en cuenta el precio de cada producto. Pero de esta forma evito la compra impulsiva, o si tienes que hacer la compra con niños las peleas o discutir quiero esto y quiero lo otro. O ahora los yogures de tal marca traen no sé qué de regalo.

Pero no solo dinero en pagar la compra. Está el gasto de combustible, si tienes que desplazarte un poco, y sobre todo el tiempo.  En mi caso ir hasta el súper, recoger los lineales, pagar y volver a casa. Mínimo, mínimo tengo por 40 minutos si es una compra para más de una semana. De forma on-line máximo 10 minutos.  

Y una cosa más.

Te puedo contar más ejemplos. Como me pude ahorrar más de 10 horas al mes en el trabajo aprendiendo un poco sobre crear mis propias macros en Excel. O como crear determinadas plantillas de textos en tareas o en el correo electrónico e incluso programarlas para solo enviarlas en el momento justo.

La tecnología está para hacernos la vida más fácil si nosotros queremos o para complicárnosla si no le sabemos sacar todo el partido que nos ofrece.

Ejemplos de este blog/ podcast

En quiero ser rico, también tengo algunas automatizaciones. Como la típica lista de correo, actualmente se tratan de 31 correos que se envían cada 4 días aproximadamente. Sin contar un correo que se envía automáticamente cada vez que se publica un nuevo artículo.

Hasta hace 2 semanas el podcast lo subía cada viernes. Ahora en cuanto finalizo el podcast, el texto y todo lo demás lo dejo programado para el viernes a las 5:30. Cuando se publique esto seguramente me esté levantando de la cama y encendiendo el ordenador. Y me podré poner con otra cosa diferente, lo más probable es que sea el podcast de la semana que viene.   

Recuerda, no pienses solo en el dinero, que te puedes gastar por un programa, una aplicación o el tiempo que puedes perder en aprender algo nuevo. Sino en todo ese tiempo que te puedes ahorrar a largo plazo, en toda esa energía. En algunos casos incluso ahorrar dinero de forma inmediata. Pero siempre, siempre podrás usar todo ese tiempo en hacer algo más productivo (si quieres), o disfrutar de otras cosas más importantes, pues para algo queremos la libertad financiera.

Y esto es todo por hoy. Si tienes alguna duda o sugerencia. Te puedes poner en contacto conmigo en quieroserrico.com/contacto o en hola@quieroserrico.com.

Un saludo y hasta la semana que viene

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