Como llevar un control de Gastos (plantilla y tutorial)

En este tutorial aprenderás cómo utilizar una hoja de cálculo para registrar y controlar tus gastos. Además, descubrirás tres vías de análisis de tus gastos para conseguir lo que siempre has soñado: ahorrar.

👇👇👇Al final de este articulo tienes dos videos 📺, por si prefieres no tener que leer.👇👇👇

Plantilla del Registro de Gastos

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Para que sirve llevar un control de gastos

Llevar un control de los gastos es la mejor herramienta para ahorrar. Si no sabes por donde se te va el dinero como vas a saber cómo mantenerlo.

Te va a permitir conocer cuánto sumas los pequeños gastos de cada día. Incluso puedes ver su impacto en términos anuales o el periodo que tú elijas.

Te va permitir hacer un presupuesto de forma fácil y sencilla. Y por supuesto, muy realista.

Te va permitir conocer y anticipar determinados gastos futuros que nos llegan con periodicidades superiores a un mes.

Conocer cuáles son las partidas te están impidiendo ahorrar.

Las partes de la plantilla descargable para registrar tus gastos

Estas son las partes de la plantilla de gastos que uso yo:

El resumen de la plantilla de gastos

El resumen: En la parte superior de la plantilla me gusta poner un resumen, se trata del resultado de la parte de los ingresos, los gastos y las inversiones realizadas, así como otros datos que creo que son importantes.

Todo lo que aparece en la parte de resumen NO SE TOCA. Es decir, se calcula automáticamente con los datos de las partes de ingresos, gastos e inversiones.

Estos datos se usan en el gráfico resumen.

Balance (ingresos-gastos): Si solo pudieses usar un indicador, debería ser este. Es el resultado de cuanto has ingresado menos todo lo que has gastado. Si consigues que siempre sea superior a 0, nunca vas a tener problemas de dinero.

Cash Flow: Me gusta no solo ver cuanto he ingresado y ahorra sino cuanto he invertido. La inversión no es un gasto y por tanto no debería ir con los gastos. El cash Flow, o flujo de caja, es el dinero que me queda en mis cuentas corrientes a final de mes después de todos los gastos y las inversiones que he realizado.

Gastos/Ingresos: Existen muchos indicadores para ver la salud de nuestras finanzas. Uno de los más usados es este, el % de lo que estamos ahorrando cada mes. Como si indica en la plantilla siempre debería ser al menos del 10%.

Los Datos (los ingresos, los gastos y las inversiones)

El corazón de la plantilla es este. Está es la parte que debemos ir completando cada mes.

Los ingresos

Pues eso, son tus ingresos. En la plantilla hay 5 lineas de ingresos diferentes. Ya sabes, cuantas mas mejor. Mi objetivo es algún día tener mas lineas de ingresos que de gastos.

Las diferentes partidas de gastos

Aquí imaginación al poder. Cada uno debe adaptar la plantilla a los gastos que mejor representan su situación particular. Y sobre todo en donde quieres o puedes centrarte. Lo ideal es empezar con pocas categorías (vamos, para no complicarlo demasiado) y si consigues ser constante, después puedes ir afinando poco a poco.

Tal vez 10 categorías de gastos puede estar bien para empezar. En la plantilla tienes 20 categorías o ideas.

1. Vivienda (hipoteca/alquiler)
2. Gastos de vivienda
3. Comida (en casa)
4. Suministros basicos hogar
5. Tv+ telefono+internet
6. Otros gastos de hogar (mejoras, muebles, decoración)
7. Gastos medicos y farmacia
8. Dependencia (hijos, personas a cargo, mascotas, etc)
9. Gastos de vehiculo (1) o desplazamientos (taxis, parking, gasolina, peajes, reparaciones y mantenimientos, seguros)
10. Gastos de vehiculo (2)
11. Ropa y vestimenta
12. Regalos y donaciones
13. Gastos en ocio (restaurantes, cine, conciertos)
14. Gastos personales (pequeños gastos diarios; cafes, etc)
15. Gastos en especialistas (abogados, asesores, arquitectos, etc)
16. Impuestos
17. seguros
18. Formacion y educacion personal (cursos, libros, seminarios, etc)
19. Otros gastos
20. Deudas y prestamos

Clasificación de los gastos

No todos los gastos son igual. Te aconsejo que tal vez uses diferentes colores o los tengas mas o menos agrupados en varias partes.

Una de las formas de separar los gastos es en estas 2 partes. Los gastos fijos y los gastos variables o discrecionales.

• Los gastos fijos se refieren a gastos que tienes todos los meses, puede ser una cantidad fija o no, pero el gasto lo vas a tener siempre. Por ejemplo la factura de la luz.
• Los gastos variables; Los gastos que tu decides tener o no. Como por ejemplo ir al cine o tomar un café.

Otra forma, que por cierto a mi me gusta más, es separar los gastos en:

• Gastos básicos: Los gastos básicos son la alimentación y la vivienda. Si tienes personas a tu cargo o mascotas, estos también son gastos básicos. Los gastos básicos son gastos que vas a tener «quieras o no»
• Gastos opcionales: Son gastos que podías vivir sin ellos pero no quieres. Son parte de tu calidad de vida (el mejor ejemplo es tener un coche, el gimnasio o la tv de pago). En general son gastos que tienes todos los meses, al menos que decidas no tenerlos.
• Gastos discrecionales o placer: Son gastos que tu decides en cada momento gastar o no. El tomarte un café, ir a un concierto o comparte una juego para el móvil, son gastos que tu decides.

No siempre resulta sencillo agrupar o separar los gastos en estas categorías. Tampoco es necesario hacerlo (yo no lo hago) pero al menos debes tener en cuenta que existen esas categorías y donde se agrupa cada uno de tus gastos.

Cuando decidimos ahorrar, lo hacemos casi siempre mal. Intentamos recortar en los gastos discrecionales o de placer. Y esto tiene 2 efectos negativos. El primero es que estas partidas casi nunca son la parte más importante, sino que el grueso de los gastos está en la parte de los gastos gastos básicos o en deudas. Y el segundo efecto es que los gastos de placer, nos dan precisamente eso placer, y no tenerlos hace que ahorrar pierda el sentido para muchas personas (para que ahorrar si no puedo disfrutar del dinero).

Las inversiones

Cada uno puede entender esta partida como quiere. Para mi una inversión es igual a mover el dinero para un lugar que no lo voy a tener disponible o accesible de forma inmediata. Y esto es cualquier producto bancario a partir de un deposito a plazo fijo.

Hay quien en esta casilla pone todo lo que saca de su cuenta corriente para otro sitio como una cuenta de ahorro, o otro cuenta corriente en la que habitualmente aparta algo de dinero para un gasto futuro.

Lo importante es que la casilla de las inversiones es dinero que ya no tienes disponible para gastar. Podrás recuperar el dinero de tu inversión o incluso te puede estar generando un ingreso cada mes. Pero ese dinero ya no lo puedes usar el mes siguiente.

Registrar tus gastos en la plantilla de Quiero Ser Rico

Debes tener algún sistema para llevar un registro diario de tus gastos. Aquí te explico algunas formas; como registrar tus gastos.

Una vez al mes. Yo lo hago casi todos los días 1 de cada mes. Debes pasar tus datos a tu hoja de gastos. Dependiendo de tus circunstancias es algo que te puede llevar desde menos de 5 minutos a unos 20 minutos. Es un pequeño esfuerzo pero merece mucho la pena.

Personalmente es algo que no me gusta nada. Me da mucha pereza, a veces incluso me pone de mal humor. Pero es necesario, son los cimientos con los que vamos a trabajar. Y créeme con unos buenos cimientos como este control de gastos los ahorros van a venir «solos».

No conozco a nadie que llevase un control de gastos durante mas de 3 meses y que no pudiese ahorrar de forma significativa»

Jesús Sánchez (yo)

Como hacer un presupuesto de la forma más rápida y sencilla

El control de gastos no solo sirve para saber cuanto y en que gastas tu dinero. Sino para hacer un presupuesto y para prever algún gasto futuro o «extraordinario». Por extraordinario no me refiero a algo imprevisto, sino a algo de lo que te habías olvidado, como el IBI o el cumpleaños de tu sobrino (que es en febrero y siempre es un mes que vas pelado).

¿Como?

La primera opción, que sirve para hacer un presupuesto básico o estándar. Es fijarse en los datos de la media del mes (para esto cuantos mas datos de más meses mas preciso es). Ya sabes cuanto gastas cada mes (de media) en cada partida. Ahora solo tienes que gastar menos.

Truco: con solo intentar gastar lo mismo que la media ya vas ahorrar.

El siguiente consejo es que una vez que tengas mas de 12 meses de gastos registrados debes fijarte en el mismo mes del año pasado. Por ejemplo si estamos en marzo, pues revisar los gastos del mes de marzo del año pasado (no te acordabas que en marzo pagabas el seguro del coche).

Tutorial 1 Control de gastos: Preparar la plantilla de registro de gastos

Hice este video-tutorial en el que puedes verlo en video.

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Análisis de Datos sobre el control de gastos

La parte más aburrida es la anterior, ir anotando cada mes los gastos. Es algo necesario. Pero con eso no es suficiente. Para sacar el máximo rendimiento a nuestras cuentas es necesario analizar los datos. Te propongo 3 análisis diferentes a tu registro de gastos.

#1 Análisis del resumen de ingresos y gastos

El primer análisis que hago todos los meses una vez completado todos los gastos son las filas de la parte superior (el resumen). Con esta parte ya sé:

• Si he gastado más de lo que ingresado
• Si me ha sobrado dinero o he tenido que tirar del fondo de maniobra
• Que % de ahorrado
• Si he conseguido invertir y cuanto

#2 Análisis horizontal (partida por partida)

El análisis horizontal (un termino que también se usa en contabilidad) es analizar horizontalmente (por filas) los gastos.

Por ejemplo: los gastos de gasolina durante los últimos meses y sobre todo comparando con el mes actual. No te olvides de compararlo también con la media anual y el mismo mes del año pasado. Con esto vas a tener un montón de información sobre lo que has hecho bien y que hiciese un poco peor.

#3 Análisis Vertical (por columnas)

El análisis vertical es analizar verticalmente (por columnas) los gastos. Es decir comparar los datos de todo el mes con otros meses y el propio resultado del mes.

Aquí no importa tanto si has gastado un poco mas de gasolina o un poco menos. Incluso hay veces que hay partidas que están relacionadas, si has gastado menos en cenar fuera seguro que has gastado mas en comer en casa. Lo importante es ver el balance del mes. ¿Que tal fue el mes?

Tutorial 2 Control de gastos: Análisis de tus gastos

Hice este video-tutorial en el que puedes ver algunos ejemplos de como lo hago yo.

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Otros Tutoriales y plantillas para mejorar tus finanzas

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Echa un vistazo al apartado de tutoriales para ver algunos ejemplos.