Como llevar un control de Gastos (plantilla y tutorial)

En este tutorial aprenderás cómo utilizar una hoja de cálculo para registrar y hacer un control de gastos personales.

Además, descubrirás tres vías de análisis de tus gastos para conseguir lo que siempre has soñado: ahorrar.

¿Sabes cuanto dinero has gastado hace 4 años? ¿Y de cuanto fueron tus ingresos de hace 2 años?

Llevar un control de tus gastos, puede parecer una perdida de tiempo. Pero es justo al contrario, será la mejor inversión de tu vida. Te lo prometo.

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Tutorial 1 Control de gastos: Preparar la plantilla de registro de gastos

Debajo de este video tienes todas las explicaciones pero si prefieres puedes ver la explicación en este video-tutorial.

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Plantilla del Registro de Gastos personales

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Para que sirve llevar un control gastos personales

Llevar un control de los gastos es la mejor herramienta para ahorrar. Si no sabes por donde se te va el dinero como vas a saber cómo mantenerlo.

Te va a permitir conocer cuánto sumas los pequeños gastos de cada día. Incluso puedes ver su impacto en términos anuales o el periodo que tú elijas.

Te va permitir hacer un presupuesto de forma fácil y sencilla. Y por supuesto, muy realista.

Te va permitir conocer y anticipar determinados gastos futuros que nos llegan con periodicidades superiores a un mes.

Conocer cuáles son las partidas te están impidiendo ahorrar.

Hay muchas ventajas en tener un registro de gastos. El principal de todas ellas es poder tomar el control de tu vida financiera y tomar mejores decisiones, tomar decisiones acertadas.

Como llevar un control de gastos personales

Está es la plantilla y el sistema que uso yo. Indicar que todo esto del control de los gastos personales es algo que solo hago 1 vez al mes. Se puede hacer hasta una vez a la semana. Incluso hay quien lo hace todos los días pero en mi caso no me resulta practico.

Para el control de gastos diarios tengo 2 sistemas. Por un lado los gastos en efectivo. Y por otro los pagos en tarjeta.

Los pagos con tarjeta son más sencillos, solo hay que ir al extracto del banco de vincular la tarjeta alguna app control de gastos y ya lo tienes.

En cuento a el efectivo, suelo usar alguna APP que me permita registrar los gastos de forma manual, por ejemplo Spendee. A la App subo los gastos una vez al día, mientras tanto suelo pedir ticket en casi todo para no olvidarme de nada. Otra idea es crear un grupo en WhatsApp o alguna app de notas e ir anotando los gastos y luego 1 vez al día o incluso una vez al mes pasarlo al excel

Las partes de la plantilla descargable para registrar tus gastos

Estas son las partes de la plantilla de gastos que uso yo:

plantilla como llevar un control de gastos el registro de gastos de quieroserrico.com

Yo uso desde hace años esta plantilla o planilla directamente en Excel. Es mucho más sencillo para cálculos, análisis, gráficos y más pero puedes adaptarla usarla en papel y tener tú libreta de control gastos personales.

También puedes usar una libreta kakebo, el libro de cuentas japones.

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El resumen de la plantilla de control de gastos

El resumen: En la parte superior de la plantilla me gusta poner un resumen, se trata del resultado de la parte de los ingresos, los gastos y las inversiones realizadas, así como otros datos que creo que son importantes.

resumen de ingresos y gastos

Todo lo que aparece en la parte de resumen NO SE TOCA. Es decir, se calcula automáticamente con los datos de las partes de ingresos, gastos e inversiones.

Estos datos se usan en el gráfico resumen.

Balance (ingresos-gastos): Si solo pudieses usar un indicador, debería ser este. Es el resultado de cuanto has ingresado menos todo lo que has gastado. Si consigues que siempre sea superior a 0, nunca vas a tener problemas de dinero.

Cash Flow: Me gusta no solo ver cuanto he ingresado y ahorra sino cuanto he invertido. La inversión no es un gasto y por tanto no debería ir con los gastos. El cash Flow, o flujo de caja, es el dinero que me queda en mis cuentas corrientes a final de mes después de todos los gastos y las inversiones que he realizado.

Gastos/Ingresos: Existen muchos indicadores para ver la salud de nuestras finanzas. Uno de los más usados es este, el % de lo que estamos ahorrando cada mes. Como si indica en la plantilla siempre debería ser al menos del 10%.

Los Datos (los ingresos, los gastos y las inversiones)

El corazón de la plantilla es este. Está es la parte que debemos ir completando cada mes.

Los ingresos

Pues eso, son tus ingresos. En la plantilla hay 5 lineas de ingresos diferentes. Ya sabes, cuantas mas mejor. Mi objetivo es algún día tener mas lineas de ingresos que de gastos.

Plantilla con los ingresos excel
como llevar un control de gastos

Las diferentes partidas de gastos

Aquí imaginación al poder. Cada uno debe adaptar la plantilla a los gastos que mejor representan su situación particular. Y sobre todo en donde quieres o puedes centrarte. Lo ideal es empezar con pocas categorías (vamos, para no complicarlo demasiado) y si consigues ser constante, después puedes ir afinando poco a poco.

Tal vez 10 categorías de gastos puede estar bien para empezar.

En la plantilla tienes 20 categorías o ideas. Esta lista de gastos personales se debe adaptar. Lo recomendable es tener sobre unas 10 categorías. Cuantas más, más se complica el sistema. Con pocas te va faltar profundidad en el análisis.

La tabla de gastos personales:

  1. Vivienda (hipoteca/alquiler)
  2. Gastos de vivienda
  3. Comida (en casa)
  4. Suministros basicos hogar
  5. Tv+ telefono+internet
  6. Otros gastos de hogar (mejoras, muebles, decoración)
  7. Gastos medicos y farmacia
  8. Dependencia (hijos, personas a cargo, mascotas, etc)
  9. Gastos de vehiculo (1) o desplazamientos (taxis, parking, gasolina, peajes, reparaciones y mantenimientos, seguros)
  10. Gastos de vehiculo (2)
  11. Ropa y vestimenta
  12. Regalos y donaciones
  13. Gastos en ocio (restaurantes, cine, conciertos)
  14. Gastos personales (pequeños gastos diarios; cafes, etc)
  15. Gastos en especialistas (abogados, asesores, arquitectos, etc)
  16. Impuestos
  17. seguros
  18. Formacion y educacion personal (cursos, libros, seminarios, etc)
  19. Otros gastos
  20. Deudas y prestamos

Clasificación de los gastos

No todos los gastos son igual. Te aconsejo que tal vez uses diferentes colores o los tengas mas o menos agrupados en varias partes.

Una de las formas de separar los gastos es en estas 2 partes. Los gastos fijos y los gastos variables o discrecionales.

  • Los gastos fijos se refieren a gastos que tienes todos los meses, puede ser una cantidad fija o no, pero el gasto lo vas a tener siempre. Por ejemplo la factura de la luz.
  • Los gastos variables; Los gastos que tu decides tener o no. Como por ejemplo ir al cine o tomar un café.

Otra forma, que por cierto a mi me gusta más, es separar los gastos en:

  • Gastos básicos: Los gastos básicos son la alimentación y la vivienda. Si tienes personas a tu cargo o mascotas, estos también son gastos básicos. Los gastos básicos son gastos que vas a tener «quieras o no»
  • Gastos opcionales: Son gastos que podías vivir sin ellos pero no quieres. Son parte de tu calidad de vida (el mejor ejemplo es tener un coche, el gimnasio o la tv de pago). En general son gastos que tienes todos los meses, al menos que decidas no tenerlos.
  • Gastos discrecionales o placer: Son gastos que tu decides en cada momento gastar o no. El tomarte un café, ir a un concierto o comparte una juego para el móvil, son gastos que tu decides.

No siempre resulta sencillo agrupar o separar los gastos en estas categorías. Tampoco es necesario hacerlo (yo no lo hago) pero al menos debes tener en cuenta que existen esas categorías y donde se agrupa cada uno de tus gastos.

Cuando decidimos ahorrar, lo hacemos casi siempre mal. Intentamos recortar en los gastos discrecionales o de placer. Y esto tiene 2 efectos negativos. El primero es que estas partidas casi nunca son la parte más importante, sino que el grueso de los gastos está en la parte de los gastos gastos básicos o en deudas.

Y el segundo efecto es que los gastos de placer, aunque parezcan gastos innecesarios son gastos que nos dan precisamente eso placer, y no tenerlos hace que ahorrar pierda el sentido para muchas personas (para que ahorrar si no puedo disfrutar del dinero).

Las inversiones

Cada uno puede entender esta partida como quiere. Para mi una inversión es igual a mover el dinero para un lugar que no lo voy a tener disponible o accesible de forma inmediata. Y esto es cualquier producto bancario a partir de un deposito a plazo fijo.

Hay quien en esta casilla pone todo lo que saca de su cuenta corriente para otro sitio como una cuenta de ahorro, o otro cuenta corriente en la que habitualmente aparta algo de dinero para un gasto futuro.

Lo importante es que la casilla de las inversiones es dinero que ya no tienes disponible para gastar. Podrás recuperar el dinero de tu inversión o incluso te puede estar generando un ingreso cada mes. Pero ese dinero ya no lo puedes usar el mes siguiente.

Registrar tus gastos en la plantilla de Quiero Ser Rico

Entonces vamos con la planilla de gastos. Una vez al mes. Yo lo hago casi todos los días 1 de cada mes. Debes pasar tus datos a tu hoja de gastos.

Dependiendo de tus circunstancias es algo que te puede llevar desde menos de 5 minutos a unos 20 minutos. Es un pequeño esfuerzo pero merece mucho la pena.

Personalmente es algo que no me gusta nada. Me da mucha pereza, a veces incluso me pone de mal humor. Pero es necesario, son los cimientos con los que vamos a trabajar. Y créeme con unos buenos cimientos como este control de gastos los ahorros van a venir «solos».

No conozco a nadie que llevase un control de gastos durante mas de 3 meses y que no pudiese ahorrar de forma significativa»

Jesús Sánchez (yo)

Registro de gastos de la tarjeta de credito

Una de las claves principales de un buen registro de gastos es poder llevar el control. Si hacen una serie de gastos y todos los registras como pagos con tarjeta. No te va servir de nada.

Cada uno de los pagos se debe registrar en su categoría correspondiente. Y muy sencillo, solo te hace falta una copia del extracto.

Lo que si debes anotar como gastos de tarjeta son todos los intereses o comisiones que pagues debido a la tarjeta. Oye igual descubres que lo de tener tarjeta de crédito y pagar a plazos no es tan buena idea.

Como hacer un presupuesto de la forma más rápida y sencilla

El control de gastos no solo sirve para saber cuanto y en que gastas tu dinero. Sino para hacer un presupuesto y para prever algún gasto futuro o «extraordinario». Por extraordinario no me refiero a algo imprevisto, sino a algo de lo que te habías olvidado, como el IBI o el cumpleaños de tu sobrino (que es en febrero y siempre es un mes que vas pelado).

¿Como?

La primera opción, que sirve para hacer un presupuesto básico o estándar. Es fijarse en los datos de la media del mes (para esto cuantos mas datos de más meses mas preciso es). Ya sabes cuanto gastas cada mes (de media) en cada partida. Ahora solo tienes que gastar menos.

Truco: con solo intentar gastar lo mismo que la media ya vas ahorrar.

Es una forma sencilla de administrar tus ingresos. Llevar un buen control de tus finanzas personales y seguramente poder alcanzar tus metas.

como hacer presupuesto de forma sencilla

El siguiente consejo es que una vez que tengas mas de 12 meses de gastos registrados debes fijarte en el mismo mes del año pasado. Por ejemplo si estamos en marzo, pues revisar los gastos del mes de marzo del año pasado (no te acordabas que en marzo pagabas el seguro del coche).

Análisis de Datos sobre el control de gastos personales

La parte más aburrida es la anterior, ir anotando cada mes los gastos. Es algo necesario. Pero con eso no es suficiente. Para sacar el máximo rendimiento a nuestras cuentas es necesario analizar los datos. Te propongo 3 análisis diferentes a tu registro de gastos.

#1 Análisis del resumen de ingresos y gastos

El primer análisis que hago todos los meses una vez completado todos los gastos son las filas de la parte superior (el resumen). Con esta parte ya sé:

  • Si he gastado más de lo que ingresado
  • Si me ha sobrado dinero o he tenido que tirar del fondo de maniobra
  • Que % de ahorrado
  • Si he conseguido invertir y cuanto

#2 Análisis horizontal (partida por partida)

El análisis horizontal (un termino que también se usa en contabilidad) es analizar horizontalmente (por filas) los gastos.

Por ejemplo: los gastos de gasolina durante los últimos meses y sobre todo comparando con el mes actual. No te olvides de compararlo también con la media anual y el mismo mes del año pasado. Con esto vas a tener un montón de información sobre lo que has hecho bien y que hiciese un poco peor.

#3 Análisis Vertical (por columnas)

El análisis vertical es analizar verticalmente (por columnas) los gastos. Es decir comparar los datos de todo el mes con otros meses y el propio resultado del mes.

Aquí no importa tanto si has gastado un poco mas de gasolina o un poco menos. Incluso hay veces que hay partidas que están relacionadas, si has gastado menos en cenar fuera seguro que has gastado mas en comer en casa. Lo importante es ver el balance del mes. ¿Que tal fue el mes?

Tutorial 2 Control de gastos: Análisis de tus gastos

Hice este video-tutorial en el que puedes ver algunos ejemplos de como lo hago yo.

Puedes invertir unos 5 a 10 minutos al mes en analizar tus registros y verás como tus cuentas cambian.

¿Te ha gustado este video tutorial? En la academia de Quiero Ser Rico tienes curso en video, y muchísimo más. Todo esto por un precio que no te podrás creer.

Quiero mejorar mis finanzas

Ya sabes como llevar un control de gastos de forma fácil y sencilla. Llevar control de gastos es mucho menos costoso de lo que pueda parecer

Echa un vistazo al apartado de tutorial de finanzas personales para ver más tutoriales.

5 comentarios en “Como llevar un control de Gastos (plantilla y tutorial)”

  1. Anny Santana

    Hola,
    Soy Anny desde República Dominicana. Me parece un articulo muy interesante, pienso que este formato de planilla para controlar mis gastos es el ideal para mi…Muchas gracias!
    Saludos!

  2. Hola! Excelente plantilla y videos, me gustaron mucho. Pero ya me apunte a la lista y aun no recibo la plantilla me podrian apoyar?

    1. Hola, muchas gracias.
      Estamos teniendo un poco de retraso en el envío automático de correos, aproximadamente de unos 20 minutos. Supongo que en cuestión de un momento la recibirás, de todas formas te la adjunto ahora en un correo de forma manual.
      Saludos

  3. Gracias Jesús! Toca seguir aprendiendo y en este nuevo intento de mejorar, tu trabajo me sirve muchísimo. GRACIAS!!

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