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26. Proyecto 60 minutos

Hoy os traigo un tema diferente. Hoy no voy entrar en temas de ingresos pasivos o estrategias de inversión. Sino que os voy a contar como pase de estar totalmente ocupado durante mis 8 horas de trabajo a poder sacar algo de tiempo a mis proyectos personales. Y lo hice con lo que yo he llamado el proyecto 60 minutos.

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La idea del proyecto 60 minutos

proyecto 60 minutos

El proyecto 60 minutos es nombre que le puse a una iniciativa que tuve para poder exprimir un poco más mi tiempo de la jornada laboral y sacar algo de tiempo para un proyecto propio.

Si bien el nombre me lo invente yo la idea la tuve después de ver un video de Sergio Fernandez. En un momento Sergio comenta que puedes hacer todo tu trabajo más rápido y poder dedicar parte de ese tiempo a tus propios proyectos.

Habrá gente que lo considera casi como robar. Personalmente no lo considero así. Yo no solo sigo desempeñando mi trabajo sino que lo hago mejor que antes. Y gracias al proyecto 60 minutos, en momentos puntuales de un exceso de carga de trabajo puedo sacarlo adelante dedicando un extra de tiempo que ahora si tengo disponible.

Pero que es el proyecto 60 minutos

Para poder conseguir un ese extra de tiempo primero debía conseguir poder hacer mi trabajo mejor y en menos tiempo.

Lo primero que hice fue inventarme una tarea como si mi propio jefe me la pusiese. Y era todos los días dedicar 10 minutos de mi jornada de trabajo a investigar cómo podía hacer mi trabajo en menos tiempo. Todo esto durante un mes.

Al cabo del mes revisaría los resultados.

Los primeros resultados

Tras un mes de duro trabajo. Tengo que reconocerlo buscar 10 minutos cada día puede parecer sencillo pero realmente quitarte esos 50 minutos a la semana se notan.

Pero tras los primeros días pude comprobar que existía alguna tarea que no era necesario realizar con tanta frecuencia. Determinadas tareas de control que hacia cada día las podía realizar cada 2 días o incluso solo 1 o 2 veces a la semana.

Otras tareas las podía eliminar pues en su momento tenías sentido pero al cabo de cierto tiempo no eran necesarias seguirlas haciendo.

Pero donde descubrí un verdadero filón fue en la automatización de determinadas tareas.

La bola de nieve

En finanzas personales existe una fórmula para acelerar el pago de varias deudas. Esta fórmula se le llama la bola de nieve.

La bola de nieve consiste en solo pagar lo mínimo de todas las deudas excepto una. Y de esa deuda pagar lo máximo posible, hasta terminar de pagarla. Una vez pagada esa deuda coges el dinero que estabas pagando de la primera deuda y lo usas para pagar la segunda deuda.

Cada vez que terminas de pagar una deuda usas todo ese dinero para pagar la siguiente, sin dejar nunca de pagar ese mínimo. Por tanto es como una bola de nieve, tras saldar una deuda el monto total para amortizar anticipadamente va en aumento.

Esto fue lo que empezó a pasar con el proyecto 60 minutos. De algunas tareas que antes me llevaban 20 minutos las pude empezar a realizar en 1 o 2 minutos menos. Cada minuto que conseguía reducir se sumaban al proyecto 60 minutos. Haciendo que cada vez tuviese más tiempo.

Los objetivos del proyecto 60 minutos

He comentado en líneas general que el objetivo del proyecto 60 minutos era disponer de un cierto tiempo para mis proyectos personales. Pero exactamente era poder tener al menos 60 minutos a la semana extra.

Pero para conseguirlo ya empezaba mal pues había que compensar los 50 minutos que necesitaba para poner en marcha el proyecto 60 minutos.

Como hice para que funcionara el proyecto 60 minutos

Yo había tenido algún problema de falta de organización en mi trabajo. Más que falta de organización era cierta pérdida de control de determinadas aspectos. Y ya conocía algún método de organización personal, ya había leído el libro de David Allen sobre el método GTD.

Había conseguido tener más control pero no había podido ser más productivo. Así investigue un poco más sobre productividad personal.

Atajos de teclado

Empecé a aprender un poco más sobre las aplicaciones y programas informáticos que usaba. Como por ejemplo como hacer algo en menos tiempo, una forma de hacer esto es con los atajos del teclado. Ya sabía el control C para copiar y el Control V para pegar.

Pero existen muchas otros muchos atajos muy fáciles de recordar que nos puedes hacer la misma tarea de forma más rápida.

Mi consejo sobre este punto es que busques en google “atajos teclado (y el nombre del programa que uses)” saca un listado e imprímelo. Solo tienes que mirarlo de vez en cuando y aprender uno nuevo.

Usar plantillas

Empecé a crear plantillas para casi todo. Existen documentos que aunque con ciertas variaciones siempre tienes que escribir. Determinados correos electrónicos, etc.

Pero las use de forma masiva. Algunas de ellas incluso en la firma del correo electrónico.  Firmas con un texto de 2 o 3 párrafos que usaba según las circunstancias.  Del estilo, “confirma la fecha para tal y cual”. “Teníamos esto pendiente y necesitaba que nos viéramos lo antes posible…”

Automatización

Pero sin duda lo que más resultados me día fue la automatización de tareas.

Uno de los programas que más uso en el día a día es Microsoft Excel, por lo que empecé a usar las Macros. Una Macro son unas sencillas instrucciones, como un programa. Determinadas tareas como sacar un listado, ordenarlo de determina forma, filtrar y copiar el contenido en diferentes tablas pasaron de tener que hacerlas de forma manual a hacerlas con un solo clic de ratón.

De 5 minutos de trabajo a solo unos segundos.

Porque fue un éxito el proyecto 60 minutos

Existe una norma sobre el trabajo que dice que el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible.

Seguro que lo has comprobado muchas veces. Cuando tienes que hacer algo y dispones de mucho tiempo esa tarea la vas posponiendo hasta llegar al plazo de entrega. Sin embargo en otras ocasiones has realizado tareas mucho más complejas en menos tiempo.

Si no se te ocurre ninguna situación piensa en tu época de estudiante. Aunque fueras muy buen estudiante y lo llevases todo al día. Estudiabas mucho más en los últimos días que semanas antes. Lo mismo si tenías que presentar el trabajo.

Esta fue una de las claves. Existían días o determinadas épocas en que tenía menos trabajo y las cosas las hacia a otro ritmo. Pero con el proyecto 60 minutos siempre tenía que estar al máximo. Si bajaba mi carga de trabajo usaba el tiempo para el proyecto 60 minutos. Si pasaba al contrario podía hacer mi trabajo en plazo y forma.

Otra de las claves fue que me hizo pensar como ser más eficiente en mi trabajo y poder hacerlo mejor. A cuestionarme determinadas formas de proceder y buscar el porqué de muchas cosas.

Y una cosa más- Conclusiones del proyecto 60 minutos

Desde que puse en marcha inicialmente el proyecto 60 minutos han pasado 3 años. Y el resultado es que en este tiempo he seguido haciendo todas mis tareas y funciones en plazo y forma. Es más mis responsabilidades y mi carga de trabajo es mucho mayor que hace 3 años.

Esto no lo habría conseguido de no haber estado buscando activamente ser más eficiente.

Por tanto ahora soy un mejor profesional en mi trabajo.

Pero lo que no sabe nadie es que ahora prácticamente todas las semanas tengo entre 2 y 3 horas extras para mí, para dedicarme a aprender una cosa nueva para hacer mejor mi trabajo o para proyectos como Quiero Ser Rico.

Yo no sé cómo es tu situación actual y si tu trabajo te va a permitir que puedas usar parte de tu tiempo a proyectos personales. Pero estoy convencido que de una forma u otra si puedes.

No se trata solo de poder emprender un proyecto paralelo. Simplemente se puede tratar de aprender alguna habilidad nueva que puede repercutir en tu trabajo y en tu empresa.

Porque tu realmente no trabajas para la empresa que te tiene contratado. Tú trabajas para ti. Y te debes asegurar que sigues siendo un profesional apto para tu trabajo. Y si colateralmente estas mejorando tu desempeño en la empresa pues mejor para todos.

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